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Ausgereifte E-Akten-Lösungen warten auf gute Projekte

Veröffentlicht in Allgemein, BI- und IT-Markt

BARC veröffentlicht die Studie E-Akte 

Das Forschungs- und Beratungsinstitut BARC präsentiert die sechsteilige Studie E-Akte 2018/2019. Die Studie bietet zum einen theoretisches Fachwissen zur E-Akte. In einer fünfteiligen Software-Evaluation untersucht das Analystenhaus führende Systeme. Die Studie zeigt, wie Softwarelösungen Arbeitsweisen und Geschäftsprozesse von Unternehmen unterstützen. Die Inhalte der deutschsprachigen Studie stehen im BARC-Kundenbereich zum Download bereit.

„Die BARC-Studie E-Akte vermittelt kompakt, wie Unternehmen von den verschiedenen Einsatzmöglichkeiten digitaler Akten profitieren können. Sowohl in der Theorie als auch in den konkreten Umsetzungen in führenden Werkzeugen wird die Verbindung von Daten, Dokumenten und Prozessen verdeutlicht. Damit wird Projektleitern ein wichtiger Leitfaden zur Planung und Umsetzung von elektronischen Akten gegeben.“, so Dr. Martin Böhn, Head of CRM & ECM bei BARC.

Die Studie zeigt, dass der ECM-Markt im Segment E-Akte sehr reif ist. Die Übersichtsdarstellung der Studienergebnisse zeigt, dass alle führenden Software-Lösungen die Kernfunktionen abdecken, die zum Arbeiten mit E-Akten als Grundvoraussetzung gelten. Unterschiede gibt es in den Details und insbesondere in der Handhabung der Systeme. Die Studie beleuchtet, welche Einsatzmöglichkeiten und Funktionsblöcke es gibt und wie diese konkrete Mehrwerte für Unternehmen bieten. Somit gibt das Analystenhaus mit dieser Studie eine Hilfestellung für die Planung und die Softwareauswahl für E-Akten.

Die Studie bietet theoretisches Wissen zur elektronischen Akte. Der Theorieteil führt in die Themengebiete Dokumentenmanagement und E-Akte ein und zeigt verschiedene Anwendungsgebiete auf. Hintergründe zu Aufbau und Betrieb der Systeme werden gegeben, ebenso sind Rechtestrukturen und Nachweispflichten erläutert. Potenziale und Kosten für die Implementierung der E-Akte werden verdeutlicht und ein Vorgehensmodell für die Anforderungsanalyse, Softwareauswahl und Einführung vorgestellt. Die Studie schafft Orientierung bei der  Planung und Durchführung der Projekte. Dabei werden Einsatzmöglichkeiten, Technologie, Organisation und Mitarbeitermotivation thematisiert. An die theoretischen Grundlagen knüpft eine fünfteilige Analyse von führenden Softwarelösungen für die E-Akte an. Der Kriterienkatalog untersucht Anforderungen aus den Bereichen Anbieterunterstützung, Technik, Funktionalität und Zusammenarbeit. Zur BARC-Studie E-Akte .

Über die E-Akte

Die E-Akte ist die digitale Abbildung einer Akte in einem System für Enterprise Content Management (ECM). Mit der elektronischen Akte können Informationen digital erzeugt, bearbeitet und verteilt werden. Sie dient der Verwaltung und Nutzung von Dokumenten, schließt aber auch strukturierte Daten und Prozesse mit ein. Mit der elektronischen Akte können Unternehmen steigenden Anforderungen an flexible oder schnelle Reaktionen, Nachweisbarkeit und Datenschutz gerecht werden. Die E-Akte dient als zentraler Ort der Datenspeicherung, um so Kopien zu vermeiden und (rechtegesteuert) auf einem einheitlichen Informationsstand zu arbeiten. Je nach Anwendungsfall können die Oberflächen gezielt ausgestaltet werden, um genau die Inhalte, Strukturen und Funktionen zu bieten, welche z. B. zur Verwaltung von Vertragsakten, Personalakten, Projektakten oder Maschinenakten erforderlich sind.

(Quelle: BARC)

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